Commissie Wegactiviteiten

 

 

Functiebeschrijving:

1. Algemeen

De werkgroep Commissie Wegactiviteiten (CWA) is een van de werkgroepen binnen SV Noordkop die het bestuur ondersteunen in het goed functioneren van de gehele vereniging.

2. Doel

Het primaire doel van de CWA is het organiseren van loopevenementen (wedstrijden en trimlopen). De loopevenementen zijn onder te verdelen in:

wegwedstrijden;

cross- of veldlopen.

Bovendien kan de commissie haar medewerking verlenen aan diensten ten behoeve van andere verenigingsactiviteiten.

3. Personele bezetting

Om goed te functioneren bestaat de werkgroep uit 7 tot 9 personen met de volgende functies, elk verantwoordelijk voor de coördinatie van een deelgebied:

  1. De voorzitter;

  2. Vice-voorzitter (mogelijk als nevenfunctie van een van de andere leden)

  3. Secretaris;

  4. Wedstrijdsecretaris;

  5. Coördinator vrijwilligers/jury;

  6. Coördinator start en finish;

  7. Coördinator sponsoring, prijzen/herinneringen;

  8. Coördinator materialen/uitzetten parcours;

  9. PR-functionaris.



4. Taak van de werkgroep

  1. In overleg met/binnen de richtlijnen van het hoofdbestuur, het jaarprogramma Weg vaststellen.

  2. Verzorgen/organiseren van loopevenementen voor alle binnen onze vereniging sportende wedstrijd groepen, rekening houdend met de wensen van trainers en coaches;

  3. Verzorgen/organiseren van loopevenementen voor bredere groepen, die voor de nodige publiciteit en goodwill zorgen.

  4. Verzorgen/organiseren van wedstrijden in opdracht of samenwerking met de Atletiekunie en andere (regionale)verenigingen.



5. Uitvoering van de taken

  1. De CWA stelt tijdig het jaarprogramma Weg op en dient deze bij het bestuur in.

  2. De CWA organiseert/neemt deel aan alle nodige besprekingen m.b.t. het samenstellen van dit programma.

  3. De CWA houdt voorbesprekingen voor alle loopevenementen en neemt daarbij de financiële aspecten mede in beschouwing en evalueert nadien.

  4. De CWA houdt nauw contact met alle groeperingen relevant bij de diverse loopevenementen.

  5. De CWA meldt waar nodig de wedstrijden aan bij de Atletiekunie en verzorgt alle correspondentie

  6. De CWA informeert het bestuur regelmatig over lopende activiteiten, bv. tijdens bestuursvergaderingen.

  7. De CWA probeert door het verzorgen en organiseren van loopevenementen mede de nodige publiciteit en uitstraling voor onze vereniging te verkrijgen.

  8. De CWA stelt jaarlijks voor 1 februari het verslag van het voorgaande jaar vast en doet een voorstel omtrent de beleidsvoornemens voor het daaropvolgend kalenderjaar. Deze stukken worden aan het bestuur ter goedkeuring aangeboden. Het bestuur legt een en ander ter goedkeuring voor aan de Algemene Ledenvergadering.

  9. De CWA houdt contacten met de gemeente m.b.t. de vergunningen voor het houden van loopevenementen en waar nodig met andere instanties zoals b.v. Politie en EHBO.



6. Organisatie

A. Planning jaarprogramma door CWA:

september: concept volgende jaar programma opstellen

oktober: vaststellen en distribueren jaarprogramma.

wanneer nodig: bespreken en aanpassen jaarprogramma (inclusief distributie)

B. Planning loopevenementen

Gedurende het jaar houdt de werkgroep een aantal vergaderingen al naar gelang de aard en het aantal van de activiteiten welke in het jaarprogramma voorkomen.

Zij zal deze vergaderingen zo mogelijk meer dan een half jaar tevoren plannen, rekening houdend met de op handen zijnde activiteit.

Zo nodig zal tussentijdse, aanvullende informatie aan de belanghebbenden worden verstrekt en zal de CWA zoveel mogelijk via de interne en externe communicatiemiddelen bekendheid aan de te organiseren evenementen geven.

C. Interne communicatie

Tijdens vergaderingen zullen alle loopevenementen vooraf worden doorgesproken en zullen afspraken worden gemaakt met de betrokken functionarissen. Tevens zullen afspraken worden gemaakt m.b.t. het functioneren van het wedstrijdsecretariaat.

Ook zal elk loopevenement worden geëvalueerd ten einde gemaakte fouten of tekortkomingen volgende keer te voorkomen.



7. Taakstelling

A. Voorzitter

  • Is lid van het algemeen bestuur en vertegenwoordigt dienovereenkomstig de CWA daarin.

  • Is voorzitter van de CWA en geeft aldus leiding aan de vergaderingen van de CWA.

  • Neemt het initiatief inzake de totstandkoming van het jaarverslag en de beleidsvoornemens ten behoeve van de vaststelling door de algemene ledenvergadering.

  • Onderhoud contact met de bestuursleden, de commissie baanactiviteiten, wegtrainers en andere belanghebbenden.

  • Is verantwoordelijk voor de personele, materiële en financiële inzet van de benodigde middelen.

  • Stelt alles in het werk om de wedstrijdsport een goede pers te bezorgen.

  • Zorgt voor een goede verhouding tussen enerzijds het prestatieve en anderzijds het sociale aspect van de sport, in het bijzonder de wegatletiek.

B. Vice-voorzitter.

  • Voert aantal taken van/namens voorzitter uit, overeenkomstig actuele afspraken tussen voorzitter en vice-voorzitter (voorbeelden: leiding aan CWA-vergaderingen als voorzitter verhinderd is, deelname aan vergaderingen algemeen bestuur, onderhouden van contact met wegtrainers).

C. Secretaris

  • Uitschrijven in overleg met de voorzitter van de vergaderingen en het maken van de agenda’s daarvoor.

  • Verzorgen van notulen en verzending ervan naar belanghebbenden.

  • Opstellen voor de voor de organisatie van loopevenementen benodigde draaiboeken

  • Aanvragen van de benodigde vergunningen c.q. toestemmingen voor de loopevenementen.

  • Tussentijdse informatie aan medecommissieleden overbrengen.

  • Verzorgen van de correspondentie namens de CWA.

  • edewerken aan de voorbereidingen en het realiseren van de loopevenementen.

D. Wedstrijdsecretaris

  • Zorgen voor landelijke publicatie van het jaarprogramma d.m.v. hardlopen.nl en Inschrijven.nl.

  • Zorgen voor de inrichting en bezetting van het inschrijfbureau bij wedstrijden.

  • Zorgen voor de benodigde materialen van het inschrijfbureau.

  • Regelen van de inschrijvingen en de inning van de inschrijfgelden op de wedstrijddag.

  • Verwerken van de voorinschrijvingen in het uitslagenprogramma.

  • Opstellen van de uitslagen totaal en per categorie

  • Doorgeven en verspreiden van de uitslagen in- en extern.

E. Coordinator vrijwilligers/jury

  • Werving van vrijwilligers ten behoeve van de inzet tijdens loopevenementen.

  • Bevorderen dat voldoende van de vrijwilligers de cursus verkeersregelaar gevolgd hebben.

  • Het in overleg met de wedstrijdleiding bepalen waar, wanneer en op welke wijze de vrijwilligers worden ingezet.

  • Zorgen dat de vrijwilligers bijtijds voldoende informatie hebben, en zij goed verzorgd zijn tijdens hun inzet.

F. Coördinator start en finish

  • Opzetten en inrichten van de start- en finishlocatie bij de wedstrijden.

  • Inzetten van functionarissen en vrijwilligers bij de wedstrijden ten behoeve van het uitvoeren van de start en finish procedure inclusief de registratie van de finishende deelnemers.

G. Coördinator sponsoring, prijzen/herinneringen

  • Werving van sponsors ten behoeve van de organisatie van onderscheidene wedstrijden.

  • Het met inachtneming van de financiële mogelijkheden bepalen van het prijzenschema.

  • Het verzorgen van de herinneringen voor de deelnemers

  • het verzorgen van een ordentelijke uitreiking van prijzen en herinneringen.

H. Coördinator materialen/uitzetten parcours

  • Plannen van het parcours

  • Aanvoeren, plaatsen, opruimen en afvoeren van de voor de organisatie van een wedstrijd benodigde materialen.

  • Inrichten van het wedstrijdparcours.

I. PR-functionaris

  • Voor het jaarprogramma: bekend stellen (aanpassingen van) het jaarprogramma.

  • Per loop:

  1. Vooraf: opstellen en distributie van PR-verhaal, te gebruiken in distributie via diverse media (kranten, webpagina Noordkop, Facebook).

  2. Tijdens: verzamelen info voor impressieverhaal

  3. Achteraf: opstellen impressieverhaal (met wat foto’s), distributie naar diverse media.



update: mei 2021

 

 

Inschrijving Trailrun 2021

Locatie: Helderse Vallei, bezoekerscentrum
Starttijd: vanaf 09.00u voor de 23km deelnemers en vanaf 10.00u voor de 8,5km
Er is geen na-inschrijving op de dag zelf!
Voorinschrijven: t/m zondag 3 oktober 24.00u via de website
  • Alleen deelname op voorinschrijving, er wordt gefaseerd gestart en de starttijden worden per mail bekend gesteld. Mensen die samen willen starten moeten dat bij inschrijven even bekend maken met naam bij wegsecretariaat@noordkopatletiek.nl
  • Startnummers kunnen vanaf 20 minuten voor de vermelde start worden opgehaald en betaald.
Geen Kidsrun bij deze eerste editie
Afstanden: 8,5 en 23 km 
Deelnemers dienen zelf een drinkbeker mee te nemen voor drinken onderweg.
 
Inschrijven? Klik hier......

bwfinance

zeespiegel