Commissie Wegactiviteiten

 

Functiebeschrijving:

a. De werkgroep

1. Algemeen

Commissie Wegactiviteiten (CWA) is een van de werkgroepen binnen SV Noordkop die

het bestuur ondersteunen in het goed functioneren van de gehele vereniging.

2. Doel

Het primaire doel van de CWA is het organiseren van loopevenementen (wedstrijden en trimlopen). De evenementen zijn onder te verdelen in:

wegwedstrijden;

cross- of veldlopen.

Bovendien kan de commissie haar medewerking verlenen aan diensten ten behoeve van andere verenigingsactiviteiten.

3. Personele bezetting

Om goed te functioneren bestaat de werkgroep uit 7 tot 9 personen met de volgende functies:

  1. De voorzitter;

  2. Secretaris/notulist;

  3. Wedstrijdsecretaris;

  4. Jurycoördinator;

  5. Coördinator start en finish;

  6. Coördinator sponsoring, prijzen/herinneringen;

  7. Coördinator materialen/uitzetten parcours;

  8. PR-functionaris.

4. Taak van de werkgroep

  1. Verzorgen/organiseren van loopevenementen voor alle binnen onze vereniging sportende wedstrijd groepen, rekening houdend met de wensen van trainers en coaches;

  2. Verzorgen/organiseren van wedstrijdactiviteiten welke voor de nodige publiciteit en goodwill

zorgen.

  1. Verzorgen/organiseren van wedstrijden in opdracht of samenwerking met de Atletiekunie en andere (regionale)verenigingen.

  2. Leveren van de input voor het jaarprogramma weg.

  3. Adviseren van de voorzitter inzake het training technisch beleid en de instandhouding van een kwalitatief en kwantitatief goed trainingscorps.

5. Uitvoering van de taken

  1. De CWA stelt tijdig de jaarlijkse wedstrijdkalender op en dient deze bij het bestuur in.

  2. De CWA neemt deel aan alle nodige besprekingen m.b.t. het samenstellen van deze kalender,

  3. De CWA houdt voorbesprekingen voor alle wedstrijden en neemt daarbij de financiële aspecten mede in beschouwing en evalueert nadien.

  4. De CWA houdt nauw contact met alle groeperingen binnen het activiteiten- en wedstrijdgebeuren.

  5. De CWA meldt waar nodig de wedstrijden aan bij de Atletiekunie en verzorgt alle correspondentie

  6. De CWA rapporteert door middel van notulen en mondeling aan bestuur en indien gewenst aan andere werkgroepen en commissies.

  7. De CWA probeert door het verzorgen en organiseren van de evenementen mede de nodige publiciteit en uitstraling voor onze vereniging te verkrijgen.

  8. De CWA stelt jaarlijks voor 1 februari het verslag van het voorgaande jaar vast en doet een voorstel omtrent de beleidsvoornemens voor het daaropvolgend kalenderjaar. Deze stukken worden aan het bestuur ter goedkeuring aangeboden. Het bestuur legt een en ander ter goedkeuring voor aan de Algemene Ledenvergadering.

  9. De CWA houdt contacten met de gemeente m.b.t. de vergunningen voor het houden van wedstrijden en waar nodig met andere instanties zoals b.v. Politie en EHBO.

6. Organisatie

A. Bekendmaking wedstrijden

Gedurende het jaar houdt de werkgroep een aantal vergaderingen al naar gelang de aard en het

aantal van de activiteiten welke in het wedstrijdprogramma voorkomen.

Zij zal deze vergaderingen zo mogelijk meer dan een half jaar tevoren plannen, rekening houdend met

de op handen zijnde activiteit.

Zij draagt er zorg voor dat de benodigde vergunningen c.q. toestemmingen voor de evenementen tijdig worden aangevraagd.

Zo nodig zal tussentijdse, aanvullende informatie aan de belanghebbenden worden verstrekt en

zal de CWA zoveel mogelijk via de interne en externe communicatiemiddelen bekendheid aan de te organiseren evenementen geven.

B. Interne communicatie

Tijdens vergaderingen zullen alle wedstrijden vooraf worden doorgesproken en zullen afspraken

worden gemaakt met de betrokken functionarissen. Tevens zullen afspraken worden gemaakt m.b.t. het functioneren van het wedstrijdsecretariaat.

Ook zal elk evenement of wedstrijd worden geëvalueerd ten einde gemaakte fouten of tekortkomingen

volgende keer te voorkomen.

7. Taakstelling

1. Voorzitter

  • Is lid van het algemeen bestuur en vertegenwoordigt dienovereenkomstig de CWA daarin.

  • Onderhoudt het contact met de wegtrainers en bevordert de onderlinge coördinatie.

  • Is voorzitter van de CWA en geeft aldus leiding aan de vergaderingen van de CWA.

  • Neemt het initiatief inzake de totstandkoming van het jaarverslag en de beleidsvoornemens

ten behoeve van de vaststelling door de algemene ledenvergadering.

  • Onderhoud contact met de bestuursleden, de commissie baanactiviteiten en andere belanghebbenden.

  • Is verantwoordelijk voor de personele, materiële en financiële inzet van de benodigde middelen.

  • Stelt alles in het werk om de wedstrijdsport een goede pers te bezorgen.

  • Zorgt voor een goede verhouding tussen enerzijds het prestatieve en anderzijds het sociale

aspect van de sport, in het bijzonder de wegatletiek.

2. Secretaris/Notulist

  • Uitschrijven in overleg met de voorzitter van de vergaderingen en het maken van de agenda’s daarvoor.

  • Verzorgen van notulen en verzending ervan naar belanghebbenden.

  • Opstellen voor de voor de organisatie van wedstrijden benodigde draaiboeken.

  • Tussentijdse informatie aan mede commissieleden overbrengen.

  • Verzorgen van de correspondentie namens de CWA.

  • edewerken aan de voorbereidingen en het realiseren van de evenementen/wedstrijden.

3. Wedstrijdsecretaris

  • Zorgen voor de inrichting en bezetting van het inschrijfbureau bij wedstrijden.

  • Zorgen voor de benodigde materialen van het inschrijfbureau.

  • Regelen van de inschrijvingen en de inning van de inschrijfgelden op de wedstrijddag.

  • Verwerken van de voorinschrijvingen in het uitslagenprogramma.

  • Opstellen van de uitslagen totaal en per categorie

  • Doorgeven en verspreiden van de uitslagen in- en extern.

4. Jurycoórdinatior

  • Werving van vrijwilligers ten behoeve van de inzet tijdens wedstrijden.

  • Bevorderen dat voldoende van de vrijwilligers bereid zijn de cursus verkeersregelaar te volgen.

  • Het in overleg met de wedstrijdleiding bepalen waar en op welke wijze de vrijwilligers tijdens de wedstrijd langs het parcours worden ingezet.

5. Coördinator start en finish

  • Opzetten en inrichten van de start- en finishlocatie bij de wedstrijden.

  • Inzetten van voldoende functionarissen en vrijwilligers bij de wedstrijden ten behoeve van het uitvoeren van de start en finish procedure inclusief de registratie van de finishende deelnemers.

6. Coördinator sponsoring, prijzen/herinneringen

  • Werving van sponsors ten behoeve van de organisatie van onderscheidene wedstrijden.

  • Het met inachtneming van de financiële mogelijkheden bepalen van het prijzenschema.

  • Het verzorgen van de herinneringen voor de deelnemers en de organisatie van een ordentelijke uitreiking daarvan.

7. Coórdinator materialen/uitzetten parcours

  • Aanvoeren, plaatsen, opruimen en afvoeren van de voor de organisatie van een wedstrijd benodigde materialen.

  • Inrichten van het wedstrijdparcours.

  • Werven en inzetten van de hiervoor benodigde vrijwilligers.

8. PR-functionaris

. Verzorgenvan de persberichten voor en na de organisatie van evenementen.

Jaarplanning

Januari

Voorbereiden eerstkomende wedstrijd(en) en evaluatie winterprogramma.

Februari

Voorbereiden eerstkomende wedstrijden.

Inleveren jaarverslag en beleidsvoornemens bij bestuur.

Maart

Voorbereidingen voorjaarswedstrijden en zomerprogramma.

April - Mei - Juni – Juli - Augustus

Uitvoeren zomerprogramma en evaluatie eerdere wedstrijden.

September

Voorbereiden winterprogramma en evaluatie laatste zomerwedstrijden.

Oktober

Opstellen jaarprogramma.

. Verdere voorbereding winterprogramma.

November en December

. Uitvoeren winterprogramma en evaluatie gehouden wedstrijden.

opmaak 6/11/13

Agenda Wedstrijden e.d.

4juli
2017 7:00 pm - 10:00 pm
Halve marathon in 3 dagen
19juli
2017 7:00 pm - 10:00 pm
Zee van Tijd Strandloop
2aug
2017 7:00 pm - 10:00 pm
Zee van Tijd Strandloop
30aug
2017 7:00 pm - 10:00 pm
Overlevingsloop 2017